Timemanagement, hoe word ik een expert?

timemanagement

Timemanagement, alarm bellen! Een realistische planning maken is iets waar ik nog wel eens tegenaan bots of uberhaupt lijstjes helemaal afmaken. De to do lijstjes worden met groot regelmaat op papier gezet, maar afwerken not done! Ik stop meestal halverwege met het lijstje en dan ben ik vervolgens het papiertje kwijt.. herken jij jezelf hierin? 

Wat is timemanagement precies?

Timemanagement, heb je nu helemaal geen idee wat het inhoud? Ik zal je een korte definitie geven van het woord. Dingen die eronder vallen hebben te maken met het indelen van je tijd voor een dag. Hieronder vallen alle dingen die je doet op een dag; afspraken, to do’s of andere verplichtingen. Letterlijk is het hoe manage ik mijn tijd. De vragen die je hierbij kunt stellen is ‘hoe wil ik dat mijn dag eruit ziet?, Welke doelen wil ik behalen?, Hoe ga ik daar komen? Welke stappen moet ik hiervoor doen en wat zit in de weg?’ Na het beantwoorden van deze vragen heb je al veel op papier staan. Maar echt actie ondernemen doe je pas wanneer je iets gaat doen. Ik zal mijn stappen vertellen die hebben geholpen bij het verbeteren van mijn timemanagement.

Doelen stellen

Zoals ik al vertelde is het de hoogste tijd om stappen te ondernemen op weg naar de goede timemanagement. Wat wil ik bereiken en waar ik wil aan werken? Zijn de eerste vragen die ik probeer te beantwoorden voor mezelf. Oh nee ik vergeet er nog eentje! Wat is iets wat ik nog niet kan, maar wel graag zou willen kunnen! Niet geheel onbelangrijk. Denk hier eventjes over na op een rustig plekje en schrijf ze op in een notitieblokje of voor jou op een fijne plek. Ik heb mezelf voor deze doelen ongeveer 10 weken gegeven, maar natuurlijk mogen het ook doelen zijn waar je langer de tijd voor nodig heb. Ik weet ook niet of ik binnen deze 10 weken volledig tevreden ben met het resultaat.

Mijn doelen voor de tien weken durende workshop waren de volgende;

Persoonlijke doelstelling is dat ik voor 10 februari een manier gevonden heb waardoor ik elke dag aan mijn acht uur slaap per nacht kom, zodat ik uitgerust aan mijn prioriteiten kan werken gedurende de dagen. Ik wil dit bereiken door op een vast tijdstip te gaan slapen op door de weekse dagen en elke ochtend mijn wekker te zetten zodat ik niet te laat eruit ga. Door te kijken op welke dagen het niet lukt, kan ik op zoek naar een oplossing hoe ik aan de acht uur slaap kom die ik graag wil bereiken.
Mijn schoolgerichte doel is dat ik voor 10 februari elke week mijn schoolopdrachten voor het weekend af heb. Dit wil ik gaan doen door dagelijks 3 uur aan mijn schoolopdrachten te besteden naast de colleges. En vrijdag ingeleverd hebben. Wekelijks op zondag tijdens het maken van de nieuwe weekplanning zal ik bekijken of ik alle opdrachten voor het weekend heb ingeleverd.

Wees niet bang, mijn doelen zijn beschreven volgens de eisen van mijn workshopopdracht. Maar even in schrijftaal komt het neer op; persoonlijk doel is rond de acht uur slaap per nacht te komen. Mijn schooldoel is dat ik op vrijdag alle schoolopdrachten af heb zodat ik in het weekend tijd heb voor mijn andere prioriteiten.

Prioriteiten stellen

Er is al veel gezegd over de prioriteiten, maar wat zijn prioriteiten precies? Het zijn dingen die jij belangrijk vind in je leven. Het kan ontspannend zijn maar ook om aan je toekomst te werken. De hoofdvraag die je voor jezelf moet stellen is, wat vind ik belangrijk en wil ik tijd voor maken? Sommige mensen kunnen maar liefst 10 of 15 prioriteiten benoemen. Dit is niet de bedoeling, selecteer de belangrijkste vier! Wanneer er een nieuwe prioriteit ontstaat, laat er dan eentje los. Want teveel prioriteiten zorgt voor minder focus voor de echte belangrijke dingen.

Mijn prioriteiten zijn

  • School
  • Tijd voor mezelf
  • Vrienden/familie
  • Sport

Planning maken

hier ben ik altijd fan van, in overzicht brengen wat ik die week voor afspraken en dingen te doen heb. Super fijn, tenzij deze helemaal vol staat en er helemaal geen rust in te zien is. Daarom ben ik aan de slag gegaan en vooral gekozen voor de workshop die ik aan het volgen ben. Een planning maken doe ik op papier maar kan ook in je agenda, online tools. Zoek iets wat werkt voor jou. Waarmee ik begin is het noteren van mijn afspraken (school, werk of overig), daarna mijn sportmomenten en vervolgens pas alle losse to do’s en mijn prioriteiten plekken.  Maar één les van de afgelopen weken is wel dat ik de planning niet helemaal vol met zetten. Want er zijn altijd dingen die onverwachts voorbij komen of moeten gebeuren en niks is vervelender dan een niet volledig afgewerkte planning aan het eind van de week, dus reserveer back-up tijd! De planning die ik maak zijn weekgerelateerd en eens in het kwartaal maak ik een lange termijn planning zodat ik alle belangrijke zaken op papier heb staan. Ga op zoek naar een manier die voor jou lijdt tot succes!

timemanagement

Uitstelgedrag

Je kan heel hard roepen dat je hier niet aan doet, uitstellen. En ja ook ik heb dat heel lang volgehouden maar het is niet waar. Iedereen stelt wel eens iets uit, slaat iets over of mist een belangrijke deadline. Om het aan te pakken moet je eerst nadenken wat het gene is wat je uitstelt en of er een reden voor is. Maar niet voor alles is een reden. Iedereen wil altijd alles waarmaken alleen dit is niet zo. Hoe kan je hier een oplossing voor vinden om het uitstelgedrag te verminderen, want verdwijnen doet het niet!

De belangrijkste redenen van mijn uitstelgedrag zijn;

  • Teveel willen doen in een week en daardoor niet meer weten waar ik moet beginnen en wat het belangrijkste is.
  • Bang zijn om te falen of niet te kunnen voldoen aan de eisen.
  • Mijn eigen behoeftes uit stellen zodat ik anderen kan helpen.

Om het iets duidelijker te maken heb ik van alle drie de valkuilen om uit te stellen heb ik een voorbeeld uit mijn leven verzameld:

  • Als ik mijn weekplanning zie, zie ik voornamelijk heel veel taken waardoor er paniek uitbreekt in mijn hoofd. En ik dus ook het overzicht kwijt raak wat ik het beste als eerste kan doen. Als dit gebeurt begin ik niet aan de taken die prioriteit hebben maar ga ik zomaar te werk met wat ik op dat moment bedenk.
  • Wanneer ik deadlines zie aankomen komt het bange gevoel om te falen naar boven komt. Een voorbeeld hiervan is; voor 20 december moet ik de stageaanvraag ingeleverd hebben. Ik stel het compleet maken van de informatie omdat ik bang ben dat het afgekeurd wordt.
  • Het uitstellen van mijn eigen behoeftes om anderen te helpen is te zien aan het feit dat wanneer een vriendin mij belt om bij te kletsen of om haar hart te luchten ik niet zal zeggen dat het niet kan omdat ik anderen dingen moet doen. De belangrijkere dingen stel ik op dat moment dan liever uit.

Afleiders herkennen

Naast uitstelgedrag kennen we ook nog de afleiders. Ja hoe kan ik dit het beste samenvatten; het zijn dingen die je niet laten doen wat er gedaan moet worden, je weerhoudt om ergens aan te beginnen. Het is belangrijk om dit te weten voor jezelf, zodat je het bewust kan ontwijken wanneer je je echt moet concentreren.

Mijn eigen afleiders zijn mijn telefoon, chaos op mijn kamer, gedachtes, geluiden en familie & vrienden. Het is best persoonlijk om dit allemaal te delen, maar met de voorbeelden hoop ik jou een stapje verder te helpen. De technieken hoe ik deze afleiders kan voorkomen is

  • Afleiders uitschakelen is de eerste techniek. Dit omdat het uitschakelen van de telefoon of het op vliegtuigmodus plaatsen zorgt voor minder prikkels. Dit is vooral belangrijk in situaties waarin je concentratie noodzakelijk is, denk aan een tentamen leren.
  • Breindump is de tweede techniek. Hiermee schrijf ik voordat ik begin aan mijn opdrachten of to do’s die belangrijk zijn mijn gedachtes leeg. Zodra ik het op papier heb staan is je hoofd vaak al rustiger. Dit resulteert in minder afdwalen bij het halen van een deadline.
  • Organiseer je werkplek is de derde techniek om je afleiders tegen te gaan. Dit zorgt ervoor dat je veel minder prikkels ontvangt wanneer je je moet concentreren. Door elke dag je bureau op te ruimen voordat je begint en de to do’s niet op losse post-its te noteren maar één vaste plek zorg je voor meer concentratie, aangezien ik mij niet kan laten leiden door wat ik zie.
  • Primetime is de laatste techniek aangezien dit betekent dat je op momenten werkt wanneer je de meeste concentratie heeft. Bij mij is dit in de ochtend, maar bij jou misschien wel in de avond. Als je op jouw primetime de werkzaamheden verzet kan je je ‘s avonds nog meer bezig houden met je prioriteiten.

timemanagement

Technieken toepassen

Voor nog een betere timemanagement na het herkennen van je prioriteiten, je vlakuilen en het uitstelgedrag is het tijd om een stapje verder te gaan. Dat kan je doen door veel technieken te testen en te kijken welke het beste bij jou past. De technieken kunnen helpen bij het finetunen van je planning, meer ruimte hebben voor jouw prioriteiten of minder uitstelgedrag. Klinkt goed in de oren hè? Tijd om jullie een paar technieken uit te leggen!

  • Getting things done
    Bij getting things done is het heel belangrijk dat je om te beginnen alles noteert wat er in jouw hoofd voorbij komt. Van hele kleine taken naar die grote deadline over vier weken. Dit zorgt ervoor dat je hoofd leeg is en jij een overzicht heb wat je moet verwerken in je planning. De volgende stap is dat je die waslijst aan gedachtes moet organiseren. In plaats van alleen maar te kijken naar je prioriteiten is het bij gettings things done de bedoeling dat je kijkt naar het soort werkzaamheden. Dus bijvoorbeeld een lijstje vol met telefoontjes die je nog moet doen of juist alle huishoudelijke taken die je nog moet doen. En alle taken die je binnen twee minuten kan voltooien op het moment dat je de planning maakt niet opschrijven, maar voltooien! Daarnaast is het bij GTD (afkorting van Getting Things Done) dat je pas mag beginnen aan de volgende taak als je de andere voltooid heb. Iets waar ik heel blij van word. Hebben gedachtes niet gelijk actie nodig? Archiveer deze dan op een nieuw lijstje en bewaar ze voor de week erna. Zo zijn ze wel uit je hoofd maar raak je ze niet kwijt. Tijd voor doen en reflectie. Doen spreekt voor zich, maar reflectie houdt in dat je elke week je andere lijsten bekijkt wat je nog had staan, gedaan hebt of gedaan had moeten hebben.
  • Eisenhower model
    Het Eisenhower Model is een van de meest bekende timemanagement technieken. Het model is geïnspireerd op de wijze lessen van de voormalig president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower. Eisenhower was een productieve man die veel werk in zijn leven wist te verzetten. Hoe kreeg hij dit voor elkaar? Hij keek naar taken op twee manieren: Is de taak belangrijk en is de taak urgent? Op basis van deze twee vragen kun jij je takenlijst indelen in vier categorieën. Deze vier categorien vormen samen het Eisenhower Model. De vier categorieën zijn de volgende:
    1) Urgent en Belangrijk
    Deze taken moet je zelf uitvoeren en zo snel mogelijk. Bijvoorbeeld wanneer jouw laptop stuk gaat maar je hebt deze vandaag nog nodig dan moet je snel een nieuwe regelen. De spoedklussen kun je niet voorkomen, deze horen bij het leven.
    2) Niet Urgent maar wel Belangrijk
    Deze taken zijn jouw de belangrijkste taken. Hier wil jij de meeste tijd in steken. Het zijn taken die bijdragen aan jouw doelen en die je in kunt plannen. Bijvoorbeeld het leren voor een toets, tijd vrij maken om de goede planning te maken, tijd voor jouw sociale contacten en tijd voor jezelf. Het is de kunst om een groot deel van jouw tijd in dit kwadrant te stoppen.
    3) Urgent maar niet Belangrijk
    Deze taken zijn belangrijk voor anderen maar niet voor jou. Vrienden of familie die een beroep doen op jou. WhatsApp berichtjes die op dat moment geen prioriteit zijn voor jou. Mensen zoals ik die moeite hebben met ‘Nee’ zeggen verliezen veel tijd in dit kwadrant. Het is de kunst om deze taken niet te doen, minder te doen of te delegeren naar iemand anders.
    4) Niet Urgent en niet Belangrijk
    Deze taken noemen ze ook wel de vervuilende taken, dit zijn taken die je eigenlijk gewoon niet moet doen. Ze dragen nergens aan bij. Dit zijn vluchtklussen om belangrijke taken te vermijden. Bijvoorbeeld doelloos surfen op internet, eindeloos scrollen op Facebook of 5 afleveringen van die ene serie kijken in plaats van 1.Tijd om jouw taken te verdelen onder deze vier categorieën. Dit verschilt per persoon aangezien de prioriteiten alleen al heel veel verschillen. Probeer hem in te vullen en focus je vooral op de urgent en belangrijke, niet urgent maar wel belangrijke taken. Want dit zorgt ervoor dat je dichterbij je doelen komt en werkt aan je prioriteiten. Dat is wat je wil.

Nu tijd om de technieken voor het aanpakken van je uitstelgedrag uit te leggen.

  • Planning maken
    Deze zegt precies wat werkt tegen uitstellen. Het noteren van wat je moet doen zorgt ervoor dat je niet weet wanneer je wat wilt doen en het dus maar niet doet. Zonder plan ben ik altijd snel geneigd om voor de makkelijke en leuke weg te kiezen. Dus leuke dingen doen en niet die ene schoolopdracht afmaken. Neem daarom iedere week even de tijd om een planning te maken voor de komende week. Door een planning te maken wordt je zelf de baas over wanneer je wat doet en wanneer dus je dus ruimte hebt om te genieten. Wat resulteert in meer vrijheid Een goede planning kunnen maken kost tijd, dus geef niet op als het een weekje niet lukt.
  • Eat that Frog!
    Het voltooien van een belangrijke taak zorgt voor het gelukstofje; endorfine. Het probleem zit hem in het starten met die taak. Begin daarom iedere dag met een kikker als ontbijt! Hiermee wordt bedoelt de grootste en belangrijkste taak van dei dag. Het is waarschijnlijk iets wat je liever uitstelt of tegen op ziet. De taken die jij voor je uitschuift blijken bijna altijd ook de taken te zijn die de grootste en meest positieve impact op jouw leven zullen hebben. Begin dus de dag met jouw kikker en ervaar meer voldoening zo aan het begin van de dag.
  • Kaasschaafmethode
    Heb jij op school veel grote en langdurige projecten (waar ik op dit moment veel tegen aanloop) dan is deze techniek iets voor jou. Bij een project, een verslag of een tentamen kan deze goed gebruikt worden. Ga jij het liever uit de weg omdat je ertegenop ziet? Gebruik dan de kaasschaafmethode om het wel te klaren. Zo’n taak is niet in één keer te klaren, maar wel in kleine stukjes. De kaasschaafmethode is simpel maar effectief: hak grote klussen in stukken. Plan iedere week tijd in om een stukje van de klus te doen. Houd het klein. Een kleine klus klaren werkt veel motiverender dan een grote klus. Dus hoe kun jij die grote klus in kleine stukken hakken? Kijk wat werkt!
  • Deadline-principe
    Hoe dichter je bij die ene belangrijke deadline komt, hoe efficiënter je te werk gaat en hoe meer je voor elkaar krijgt. Herken jij je hierin? Het is de kracht van een deadline en de adrenalinestoot die je krijgt dat opeens alle puzzelstukjes op zijn plek vallen. Doe je voordeel en leg jezelf een deadline op. Je kan jezelf bijvoorbeeld wekelijks deadlines opleggen voor dat grote project of je kan binnen een dag jezelf deadlines geven door bijvoorbeeld voor een maximum tijd aan een klus te werken (zet bijvoorbeeld een timer op een uur) en daarna moet je aan een andere taak gaan werken. Omdat je verplicht moet stoppen met de taak dwing jij jezelf om alleen het allerbelangrijkste te doen.
  • Prioriteitenlijstje
    Besteed jij jouw tijd al aan belangrijke taken maar krijg je ze niet af? Of begin jij aan een taak zonder dat je echt weet of het belangrijk is wat je doet? Maak dan eerst een prioriteitenlijstje van je werkzaamheden van die dag. Door eerst bewust na te denken over wat je gaat doen ga je niet als een kip zonder kop aan de slag waarna je erachter komt dat je beter iets anders had kunnen doen. Bedenk welke taken nodig zijn voor het bereiken van je doel of subdoel. Zet ze vervolgens op volgorde van prioriteit of becijfer ze. Wat bovenaan staat, ga je als eerste doen. Houd het realistisch en beperk jezelf tot 2 of 3 prioriteiten. Dwing jezelf dus te kiezen en niet alles als prioriteit te zien, want dat kan niet!
  • Vraag om hulp
    Heb jij een taak al heel lang liggen waar je maar niet aan kan beginnen? Komt het omdat je simpel weg niet weet hoe je moet beginnen? Vraag om hulp! Samen kom je verder, samen weet je meer. Is het een studietaak waarmee je vastloopt, misschien weet een studiegenoot, vriend of familielid hoe je verder kan komen. Blijf je uitstellen? Misschien kan iemand jou steunen door je te motiveren of juist door met rust te laten zodat je in alle rust kan werken. Schroom niet en vraag om hulp. Help jij ook niet graag een ander?
  • Beloon jezelf!
    Heb jij ondanks de tegenzin toch een beginnetje gemaakt aan die ene taak? Heb jij een prioriteit van je lijstje afgerond? Beloon jezelf! Ook al is het in jouw ogen een kleine stap geweest, je mag trots zijn op jezelf. Je gedrag veranderen is niet makkelijk en vergt vertrouwen in jezelf. Door jezelf regelmatig te belonen na het doen van iets wat jij moeilijk vind vergroot je het vertrouwen in jezelf & neemt je motivatie toe om het volgende keer weer te doen. Motivatie groeit op het moment dat jij vertrouwen hebt dat jij jouw doel kan bereiken. Boost dus je vertrouwen en beloon jezelf elke stap die je zet.
  • Zeg NEE
    Heb jij moeite met nee zeggen? Help jij anderen graag maar gaat dit ten koste van jouw eigen prioriteiten? Oefen met NEE zeggen. Door altijd ja te zeggen schuif jij je eigen belang aan de kant, je zegt dus nee tegen jezelf. Probeer de balans te vinden. Zeg bijvoorbeeld iedere week nee tegen minstens één verzoek waar jij normaal gesproken ja tegen zou zeggen. Ervaar hoe het voelt. Speel met verschillende manieren om nee te zeggen. Welke manier werkt voor jou het beste? Oefening baart kunst.
  • 2 min regel
    Deze regel is heel eenvoudig. Als de taak korter duurt dan 2 minuten? Doe het dan gelijk! Vaak kost het bij zulke kleine taken minder tijd om ze gewoon even gelijk te doen en ervan af te zijn dan de hoeveelheid tijd die het kost om ze te noteren op een to do lijstje of ze te onthouden. Dit betekent niet dat je de hele dag door kleine taken moet gaan doen, maar plan voor jezelf momenten in waarop je grote taken voltooid zonder afleiding en momenten waarop je kleine dingen even afhandeld. Zelf wil ik de kleine dingen eerst afronden zodat mijn to do lijst snel gevorderd is.

Happy girl

Heel wat woorden verder, maar ik dan ook erg blij dat ik voor deze workshop heb gekozen. Het is nu al een confronterende tijd geweest, maar dat is soms nodig om resultaten te behalen en knelpunten op te lossen. De workshop timemanagement is nog niet voorbij, dus ik ga nog een paar weken door met het realiseren van mijn doelen! Ik hoop dat jij na deze blogpost ook enthousiast bent geworden om aan de slag te gaan. Wie weet maak je in 2018 dan wel alleen nog maar realistische planningen en voltooi je al je to do lijstjes! Het idee is al een heerlijk gevoel, moet je nagaan hoe het voelt als het echt zo is. Wil je een echte expert worden op het gebied van timemanagement dan helpen misschien de tips die ik eerder deelde om op je vrije dagen productief te zijn.

Dit vind je vast ook leuk!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge